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办公自动化

日期:2011-07-26 15:44|来源:未知 作者:admin

  办公自动化(OA)是指将现货各种先进的技术和设备应用于办公人员的各种办公活动中,使其办公活动实现科学化、自动化,从而达到最大限度地提高工作质量和工作效率、改善工作环境的目的。   所谓办公,就其内容而言,包括抄写、填表、打字、批阅公文、请示汇报、做出决定、下达指示、举行会议、管理文档等等。公文是其最主要的信息载体,所有活动都离不开各式各样的公文。所以,办公自动化的主要特征是以文字和数据处理为主,是一个高效率的公文处理自动化系统。在公文的生成、加工、传输、使用等环节上均有现代化的技术设备支持。   办公自动化的发展早期以个别设备单独使用为主,如装备打字机提高打字的速度和质量,装备复印机快速复制文本等,这些先进的设备主要用于代替人们某些机械性的重复劳动,提高某些重要环节上的劳动生产率,因而受到人们普遍欢迎。当计算机进入办公室后,这种局面便进一步改观了。计算机不仅可以像其它设备一样,提高某些具体工作的效率:如数据统计、文字打印排版、报表处理、文件检索等,而且它的潜力远不止于此。计算机网络可以收发电子邮件、传输各类文件数据、查询远程数据库等,可以集传真机、打字机、打印机于一体;电子会议系统可以省去旅行之劳,将身处异地的人们聚到一间“办公室”里,从而拓宽了办公室工作的内容与工作者领域。所以,现代的办公自动化系统,是以微机为工作台的系统,是综合运用信息技术、通信技术和管理科学的系统,是向集成化、智能化方向不断发展的系统。   现在服务于办公自动化的主要设备分为三类:计算机类设备(如个人计算机和工作站等)、通信类设备(如电话机、传真机、计算机网络、卫星通信设备等)和办公类设备(如打字机、复印机、碎纸机等)。   办公自动化的主要内容有:   (1)公文处理和电子处理 借助计算机配备的字处理软件和其它软件,自动地产生、编辑与存储文件、报告,并处理图形图像甚至声音,并实现各办公室之间文件的传递。   (2)电子表格使用 许多工作都可用二维表来做,如财务计算、统计计算、通讯录,日程表等。计算机字表类软件提供了强大的表格处理功能。   (3)电子邮件 这是以计算机网络为基础的信件通信系统。   (4)电子会议 使用先进的计算机工作站和网络通信技术,使多个办公室的工作台构成同步会议系统,代替一些面对面的会议。   (5)更完备的办公自动化系统还应包括管理信息系统和决策支持系统的功能。   汉字信息处理是中国实现办公自动化的一项重要内容,汉字处理功能的强弱,几乎是所有先进的软硬件设备选择时应当首先考虑的因素。

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